אם לפני עשור בעל עסק היה צריך לעבור כמה שלבים כדי להוציא חשבוניות ללקוחות, משמע: לכתוב חשבונית ידנית, לשלוח העתק בדואר או לתת את החשבונית ללקוחות ביד. כמו גם להדפיס חשבונית מס, לאחר מכן לספק קבלה ולהתעסק בניירת רק כדי לספק פרטי עסקאות – הרי שכיום הרבה יותר פשוט קל וחסכוני לבצע את כל התהליכים האלה באמצעות שימוש בחשבונית ירוקה.
היכולת להוציא חשבונית דיגיטאלית או וירטואלית במהירות (מה שנחשב ירוק וחסכוני), מקנה יתרונות רבים לבעלי עסקים כמו גם כלים חכמים המסייעים לנהל את העסק ואת נושאי הפיננסיים. שירות זה הניתן און ליין ובפשטות מאפשר לבעלי עסקים להוציא חשבוניות דיגיטאליות ולשלוח אותן דרך האינטרנט, במייל ואפילו בוואטסאפ או בסמס. לחשבונית ירוקה יש מספר יתרונות שכדאי להכיר:
רישום מהיר ושימוש קל
מי שירצה לקבל את השירות יוכל לבחור במערכת הנהלת חשבונות באינטרנט ובכך להצטרף לשירותי חשבונית ירוקה בעלויות נמוכות. הצטרפות זאת קלה במיוחד ומספקת את כל מערך החשבונות והמסמכים שבעל העסק צריך, החל מהוצאת הזמנה או חשבון עסקה בהקלקה אחת, עד הוצאת חשבונית מס, חשבונית מס, הזמנות, קבלות וכולי, תוך שליחה של המסמכים במייל או בכל פלטפורמה אחרת. את כלל המסמכים ניתן לשלוח במהירות באמצעות מערכת ידידותית למשתמש.
חסכון בזמן וכסף
כפי שהזכרנו, בעבר היה צורך להוציא חשבוניות ידניות מתוך פנקסי חשבונות אותם היה צריך להדפיס בבית דפוס בעלויות גבוהות. לאחר ההוצאה היו צריכים בעלי העסקים לשלוח בדואר את החשבוניות או לתת אותן ללקוח. שליחה בדואר מוסיפה עלויות וגורמת לבעל העסק לבזבז זמן יקר. באמצעות חשבונית ירוקה אין צורך לכתוב באופן ידני מסמכי הנהלת חשבונות כשהכול מתבצע במערכת אחת חסכונית ששולחת במייל את כל המסמכים הדרושים.
דיוק, נוחות, עם כמה שפחות מסמכים וקלסרים
חשבונית ירוקה מאפשרת תיוק נוח יותר ללא קלסרים וגניזה, עבור עצמאיים ובעלי עסקים, משום שכל המסמכים שמורים בתוך מערכת אחת. את המסמכים אפשר למצוא בחיפוש פשוט במערכת על פי מספר אמצעי סינון ובכך לאתר חשבוניות שטרם נשלחו, למצוא קבלות, לשחזר הזמנות וכולי.
הנהלת חשבונות באינטרנט
מאז המצאת החשבוניות הירוקות יותר בעלי עסקים קטנים, פרילנסרים ועצמאיים יכולים לטפל באופן עצמי ומסודר בהנהלת החשבונות שלהם. באמצעות המערכות החכמות אפשר לנהל הזמנות, מלאי, חשבונות, גביה, וכולי. המערכות מספקות דוחות שנתיים, סיכומי הכנסות, גביית חובות יעילה על ידי הצגת נתונים כספיים, כמו גם שהמערכת עושה סדר בבלגן ועוזרת להגיש דוחות מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי באופן מסודר.
מלבד זאת, רואה חשבון יוכל להסתנכרן עם בעל העסק לגבי דוחות והוצאת מסמכים חשבונאיים עבור לקוחות ובכך להגיש דוחות באופן אמין ומדויק.
שמירה על הסביבה
בזמן שרבים מאיתנו דואגים למה שקורה עם הסביבה, בעלי עסקים יכולים להיות ידידותיים יותר לסביבה בשימוש בחשבוניות ירוקות משמע: אקולוגיות. שימוש בחשבונית כזאת חוסך נייר ומפחית נזק ליערות ועצים (שגורם נזק אקולוגי ונזק כלכלי לא פחות) וגם מאיר את בית העסק באור טוב יותר.
מיתוג בית העסק
חשבונית ירוקה מספקת חתימה דיגיטלית של בית העסק עם לוגו או עיצוב מקצועי בכל שליחת מסמך. בית העסק ששולח חשבוניות במייל נראה טוב, מכובד ומהוקצע יותר בעיני לקוחות.
התנסות חינם
חשוב לדעת שמרבית המערכות אשר מספקות את השירות מספקות ללקוחות חדשים התנסות בחינם. נסו חודש אחד את השירות ותראו כיצד ההתנהלות העסקית שלכם הופכת יעילה יותר, חסכונית ומקצועית יותר. כך אפשר לנהל עסק קטן עד גדול בצורה נכונה ויעילה.